Nowe zasady naliczania stażu pracy w 2026 r. – Oto co musisz wiedzieć

Nowe zasady naliczania stażu pracy w 2026 r. wprowadzają istotne zmiany, które wpłyną na sytuację milionów pracowników. Dotyczą one m.in. zakresu uprawnień pracowniczych oraz tego, jakie okresy pracy będą brane pod uwagę. Na podstawie nowych przepisów możliwe będą wliczenia nowych okresów, obejmujących nie tylko zatrudnienie w ramach stosunku pracy, ale również świadczenie usług. Zmiany te będą miały znaczenie zarówno dla bieżących pracowników, jak i w przypadku rozwiązania umowy.

W artykule wyjaśniamy, jak nowe przepisy od 1 stycznia 2026 r. i 1 maja 2026 r. wpłyną na uprawnienia pracownicze wynikające ze stażu, kto zyska najwięcej na nowych zasadach i jak przygotować się do ich stosowania w praktyce. Sprawdzimy, jakie okresy zostaną zaliczone do stażu, jak zmienią się zasady liczenia lat pracy oraz jakie konsekwencje te regulacje przyniosą w codziennym życiu zawodowym. Jeśli chcesz wiedzieć, co dokładnie się zmieni i jak zabezpieczyć swoje prawa – koniecznie czytaj dalej.

Nowe zasady naliczania stażu pracy – na czym polegają zmiany od 1 stycznia 2026 r.?

Nowe zasady naliczania stażu pracy wprowadzane od 1 stycznia 2026 r. oznaczają jedną z największych reform prawa pracy ostatnich lat. Zmiany koncentrują się na rozszerzeniu katalogu okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy, co bezpośrednio wpływa na zakres uprawnień pracowniczych. Zgodnie z nowymi regulacjami nie tylko klasyczne okresy zatrudnienia wynikające ze stosunku pracy będą wliczane do stażu pracy, ale również inne formy wykonywania pracy zarobkowej, w tym zatrudnienie na podstawie umów cywilnoprawnych.

Według nowych zasad, zmianom ulegną również okresy współpracy – w tym okres pozostawania osobą współpracującą – czyli bliskim członkiem rodziny przedsiębiorcy, który regularnie pomaga w prowadzeniu firmy, ale nie jest zatrudniony na umowę o pracę i podlega szczególnym zasadom, np. w ZUS., o ile podlegały one obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. Rozszerzenie to ma szczególne znaczenie dla osób, które dotychczas funkcjonowały poza klasycznym etatem, zwłaszcza w sektorze prywatnym, gdzie elastyczne formy zatrudnienia są powszechne. Jednocześnie zmiany obejmą również pracowników sektora publicznego oraz sektora finansów publicznych, ujednolicając zasady liczenia stażu niezależnie od charakteru pracodawcy.

Dla celów doliczenia okresów oraz celów nabywania prawa do określonych świadczeń kluczowe będzie ich właściwe udokumentowanie. Zaliczenie dodatkowych okresów następować będzie na podstawie wniosku składanego przez pracownika, także już zatrudnionego u danego pracodawcy. Nowe regulacje wpłyną m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, dodatki stażowe oraz inne świadczenia zależne od długości zatrudnienia. Reforma ma na celu lepsze odzwierciedlenie rzeczywistego doświadczenia zawodowego pracowników i dostosowanie prawa do zmieniających się realiów rynku pracy.

Okresy zatrudnienia uwzględniane według nowych zasad naliczania stażu pracy

Zmiany w zasadach ustalania stażu pracy w 2026 roku znacząco poszerzają katalog okresów, które będą brane pod uwagę przy ocenie doświadczenia zawodowego pracownika. Nowe regulacje obejmują nie tylko okresy zatrudnienia, takie jak np. pełen etat, realizowane na podstawie umowy o pracę, lecz także inne formy pracy zarobkowej, które dotychczas nie zawsze były uwzględniane. Po wejściu w życie nowych przepisów coraz większe znaczenie zyskają także świadczenia usług wykonywane na podstawie kontraktów oraz innej umowy niż umowa o pracę, jeżeli ich charakter był zbliżony do zatrudnienia i spełniał warunki określone w ustawach.

Warto wspomnieć, jak wyglądała sytuacja przed nowymi przepisami z 2026 r. W roku poprzedzającym wejście w życie nowych przepisów zasady ustalania stażu pracy były znacznie węższe i bardziej restrykcyjne. Przy ocenie doświadczenia zawodowego pracownika uwzględniano przede wszystkim okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, natomiast inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy cywilnoprawne czy kontrakty, co do zasady nie były zaliczane do stażu pracy. Nawet jeśli dana praca miała charakter zbliżony do etatowego zatrudnienia, brak było podstaw prawnych do jej uwzględnienia, co w praktyce ograniczało możliwość pełnego odzwierciedlenia rzeczywistego doświadczenia zawodowego pracowników.

Zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 1 stycznia 2026 część okresów będzie zaliczana do stażu na podstawie odrębnych przepisów, co oznacza konieczność każdorazowej weryfikacji podstawy prawnej danej aktywności. W praktyce pracownik chcący doliczyć dany okres będzie musiał przedstawić stosowne zaświadczenie, potwierdzające wykonywanie pracy lub świadczenie usług w określonym czasie. Ma to szczególne znaczenie dla osób, których kariera zawodowa była niejednolita i obejmowała różne formy aktywności.

Rozszerzenie katalogu okresów uwzględnianych w stażu wpłynie bezpośrednio na uprawnienia pracownicze, w tym na wymiar urlopu wypoczynkowego. Dłuższy staż oznacza bowiem dłuższy urlop wypoczynkowy, co dla wielu pracowników będzie odczuwalną korzyścią. Nowe zasady obejmą również wybrane okresy związane z życiem prywatnym, takie jak czas opieki nad dzieckiem, o ile spełnione zostaną warunki przewidziane w przepisach szczególnych. Część regulacji zacznie być stosowana od 1 maja 2026 r, co wymaga od pracowników i pracodawców odpowiedniego przygotowania dokumentacji oraz dostosowania wewnętrznych procedur kadrowych.

Nowe okresy zatrudnienia i różne formy aktywności zawodowej

Nowe regulacje od 1 stycznia 2026 r. mają na celu lepsze odzwierciedlenie realiów rynku, na którym coraz częściej obok umowy o pracę funkcjonują elastyczne formy współpracy. W praktyce oznacza to, że doświadczenie zdobywane poza etatem nie będzie już traktowane jako mniej wartościowe, o ile miało charakter stały i zarobkowy.

Szczególną rolę w nowych zasadach odegrają kontrakty cywilnoprawne. Okresy wykonywania pracy na podstawie umów zleceń, w tym umowy zlecenia, będą mogły być uwzględniane, jeśli spełniały warunki określone przez przepisy dotyczące zlecenia. W tym zakresie przepisami kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednie regulacje odnoszące się do praw i obowiązków stron, co ma znaczenie przy ocenie rzeczywistego charakteru współpracy. Podobne zasady obejmą wykonywanie zadań na podstawie umowy agencyjnej, a sama umowa agencyjna zostanie jednoznacznie wskazana jako forma aktywności, którą można zaliczyć do doświadczenia zawodowego.

Nowe przepisy obejmą również świadczenie pracy na podstawie innej umowy, jeżeli jej treść i sposób realizacji odpowiadały cechom pracy zarobkowej. Zmiany te są szczególnie istotne dla osób funkcjonujących poza klasycznym etatem, w tym dla tych, które prowadzą działalność i przez lata współpracowały z różnymi podmiotami na zasadach cywilnoprawnych. Dzięki nowym regulacjom ich aktywność zawodowa przestanie być pomijana przy ocenie dorobku zawodowego, co wpłynie na większą równość między różnymi formami zatrudnienia.

Prowadzenie działalności gospodarczej i wliczanie jej do stażu pracy

Nowe zasady obowiązujące w 2026 r. istotnie zmieniają podejście do wliczania działalności gospodarczej do stażu pracy, odpowiadając na realia rynku, w którym coraz więcej osób zdobywa doświadczenie poza etatem. Prowadzenie działalności gospodarczej, w tym także jednoosobowej działalności gospodarczej, będzie traktowane jako pełnoprawna forma aktywności zawodowej, a osoba prowadząca działalność gospodarczą zyska możliwość uwzględnienia tego czasu przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Kluczowe znaczenie mają tu okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, które po spełnieniu określonych warunków będą zaliczane jako okresy pracy.

Zmiany obejmują zarówno ogół pozarolniczej działalności gospodarczej wykonywanej samodzielnie, jak i aktywności realizowane w innych formach organizacyjnych. Ustawodawca przewidział także rozwiązania dotyczące przerw w aktywności, takich jak okres zawieszenia działalności gospodarczej. Co istotne, sam fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie zawsze wykluczy możliwość zaliczenia tego czasu, jeżeli spełnione zostaną określone przesłanki wynikające z przepisów. Nowe regulacje mają zapobiec sytuacjom, w których przedsiębiorcy tracili lata stażu mimo faktycznego funkcjonowania na rynku.

Do stażu będą mogły zostać wliczone również okresy związane z pracą w sektorze rolnym, w tym czas bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni, o ile aktywność ta miała charakter zarobkowy i była prowadzona w sposób ciągły. Uznanie działalności gospodarczej w celu osiągania dochodu za równoważną innym formom zatrudnienia ma na celu wyrównanie sytuacji osób, które przez lata budowały swoje doświadczenie zawodowe poza klasycznym stosunkiem pracy, a mimo to nie mogły go formalnie wykazać przy ustalaniu stażu.

Okresy sprzed wejścia nowych regulacji – jak będą rozliczane?

Okresy sprzed 2026 r. będą mogły zostać zaliczone do stażu pracy, jeżeli spełniały warunki określone w nowych regulacjach, nawet jeśli w momencie ich trwania nie były uwzględniane na gruncie wcześniejszych przepisów. Dotyczy to w szczególności aktywności realizowanej poza klasycznym stosunkiem pracy, takiej jak praca na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenie działalności gospodarczej czy inne formy współpracy o charakterze zarobkowym. Warunkiem doliczenia takich okresów będzie jednak możliwość ich jednoznacznego potwierdzenia, zarówno co do czasu trwania, jak i charakteru wykonywanej pracy.

Rozliczenie okresów sprzed wejścia nowych regulacji nie nastąpi automatycznie. W większości przypadków konieczna będzie inicjatywa pracownika, który będzie musiał złożyć odpowiedni wniosek oraz przedstawić dokumenty potwierdzające przebieg swojej aktywności zawodowej. Pracodawca dokona wówczas oceny tych okresów w świetle obowiązujących od 2026 r. przepisów i uwzględni je przy ustalaniu stażu pracy na potrzeby bieżących i przyszłych uprawnień. Rozwiązanie to ma na celu zachowanie równowagi między interesem pracownika a potrzebą zapewnienia przejrzystości i pewności prawnej po stronie pracodawców.

Nowe zasady rozliczania okresów sprzed 2026 r. mają istotne znaczenie praktyczne, ponieważ mogą wpłynąć na sytuację zawodową wielu osób, które przez lata funkcjonowały na elastycznych formach zatrudnienia. Dzięki przepisom przejściowym możliwe stanie się formalne uznanie doświadczenia zdobytego wcześniej, co przełoży się na dostęp do świadczeń i uprawnień zależnych od stażu pracy, a także na większe poczucie sprawiedliwości w systemie prawa pracy.

Co ze sprawą dodatku stażowego w 2026 r.?

W 2026 r. dodatek stażowy będzie naliczany na nowych zasadach, bez zmiany jego istoty, ale ze zmianą sposobu ustalania stażu, od którego zależy prawo do tego świadczenia. Kluczowe znaczenie ma to, że od wejścia w życie nowych przepisów do stażu pracy, który stanowi podstawę przyznania dodatku stażowego, będą mogły zostać doliczone okresy aktywności zawodowej dotychczas pomijane. Oznacza to, że pracownik może szybciej osiągnąć próg lat pracy uprawniający do dodatku lub do jego wyższej stawki, jeżeli regulacje płacowe odwołują się do ogólnego stażu pracy, a nie wyłącznie do zatrudnienia u jednego pracodawcy.

Zmiany z 2026 r. nie wprowadzają dodatku stażowego tam, gdzie nie był on przewidziany, ani nie modyfikują procentowych stawek dodatku określonych w przepisach szczególnych lub regulaminach wynagradzania. Nowe przepisy wpływają wyłącznie na zakres okresów zaliczanych do stażu, który jest podstawą jego obliczania. W praktyce oznacza to, że okresy pracy na umowach cywilnoprawnych, prowadzenia działalności gospodarczej czy inne formy aktywności zawodowej, jeżeli zostaną zaliczone do stażu pracy, mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu prawa do dodatku stażowego.

Przeliczenie dodatku stażowego w 2026 r. nie nastąpi automatycznie. Pracownik będzie musiał złożyć wniosek o ponowne ustalenie stażu pracy oraz przedstawić dokumenty potwierdzające dodatkowe okresy aktywności zawodowej. Po ich uwzględnieniu pracodawca ustali, czy pracownik spełnia warunki do nabycia prawa do dodatku stażowego albo do jego podwyższenia. Zmiany obowiązujące w 2026 r. mogą więc bezpośrednio przełożyć się na wysokość wynagrodzenia, ale wyłącznie w zakresie, w jakim dodatek stażowy jest powiązany z ogólnym stażem pracy.

Podsumowując, nowe zasady naliczania czasu pracy w 2026 r. wprowadzają istotne zmiany w sposobie ustalania okresów aktywności zawodowej, które mają bezpośredni wpływ na prawa i obowiązki pracowników oraz pracodawców. Regulacje te porządkują dotychczasowe wątpliwości interpretacyjne, rozszerzają zakres uwzględnianych okresów oraz dostosowują prawo do realiów współczesnego rynku pracy, na którym coraz częściej występują różne formy wykonywania pracy. Ich praktyczne znaczenie będzie odczuwalne m.in. przy ustalaniu wymiaru urlopu, dodatków uzależnionych od stażu oraz innych świadczeń powiązanych z czasem pracy.

Wdrożenie nowych zasad wymagać będzie większej staranności w dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia oraz świadomego podejścia do korzystania z przysługujących uprawnień. Pracownicy, którzy zadbają o prawidłowe wykazanie okresów swojej aktywności zawodowej, mogą realnie skorzystać na zmianach, natomiast pracodawcy będą musieli dostosować procedury kadrowe do nowych regulacji. Rok 2026 stanie się więc momentem, w którym prawidłowe naliczanie czasu pracy nabierze szczególnego znaczenia zarówno dla bezpieczeństwa prawnego, jak i dla rozliczeń związanych z zatrudnieniem.

Autor artykułu: Michał Turula

Jestem pasjonatem finansów i ekspertem w dziedzinie pośrednictwa kredytowego, specjalizującym się w dostarczaniu rozwiązań finansowych na miarę potrzeb każdego Klienta. Przez moją karierę miałem przyjemność wspierać setki Klientów i firm w różnych branżach, pomagając im w uzyskaniu potrzebnego finansowania i osiągnięciu ich strategicznych celów. W wolnych chwilach trenuję brazylijskie jiu jitsu i jeżdżę na rowerze.