Przechowywanie dokumentów w domu to nie tylko kwestia odpowiedniej organizacji, ale też dbania o swoje interesy. Stworzenie domowego archiwum to skuteczne zabezpieczenie w razie potencjalnych problemów prawnych, czy też niedomówień z wierzycielami. Jednak, jak długo należy przechowywać dokumenty w domu? W poniższym artykule znajdziesz wszystkie informacje na ten temat.
Czy istnieje obowiązek przechowywania dokumentów?
Według ogólnie przyjętych zasad większość dokumentów musi być przechowywana przez 5 lat od momentu ich wydania. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też dokumentów rachunkowych bądź faktur. Posiadanie takich dokumentów jest nie tylko przydatne w momencie, gdy wymagane jest potwierdzenie, że dokonaliśmy płatności za dany towar lub usługę, czy też terminowo opłaciliśmy dane zobowiązanie finansowe. Osoba prywatna powinna przechowywać dokumenty zakupu oraz paragony gwarancyjne przez cały okres obowiązywania gwarancji.
Do podstawowych dokumentów, które trzeba przechowywać przez okres 5 lat, należą:
- Dokumenty rozliczeniowe z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wraz z ich wszystkimi korektami;
- Księgi przychodów i rozchodów firmy;
- Dokumenty podatkowe i inwentaryzacyjne;
- Sprawozdania finansowe.
W trosce o kompleksowe zabezpieczenie swoich interesów warto przez 5 lat przechowywać także wszystkie kopie zawartych umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenie i umowy o dzieło.
Czy istnieją dokumenty, które trzeba przechowywać dłużej niż 5 lat?
W momencie, gdy jesteśmy właścicielami działalności gospodarczych lub spółek, podlegamy pod inne warunki prawne, które różnią się także pod kątem konieczności gromadzenia dokumentów. Wówczas niezbędne jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 10 lat. Należą do nich wszystkie akta osobowe konkretnego pracownika, umowy cywilnoprawne, zgody na przetwarzanie danych osobowych, skierowania na badania lekarskie, czy też różnego rodzaju aneksy i regulaminy.
Choć nie ma odgórnego wymogu odnośnie czasu przechowywania dokumentacji kredytowej, przedsiębiorcy lub osoby prywatne powinny zachowywać je nawet przez 10 lat po faktycznym zakończeniu danego kredytowania. Zwykle to właśnie po tym czasie bank dokonuje utylizacji dokumentów kredytobiorcy, który spłacił już swoją należność.
Jak długo trzymać rachunki?
W kontekście przechowywania dokumentów nie można zapomnieć także o podstawowych rachunkach danego gospodarstwa domowego. Choć wszystkie wiążące nas niegdyś umowy cywilnoprawne, powinny być przechowywane przez okres 5 lat, tak podstawowe rachunki za media, prąd, gaz, telefon, Internet lub telewizję, powinny być zachowane przez okres 3 lat po ich uregulowaniu. Po tym czasie mogą zostać zutylizowane.
Ile trzeba trzymać deklaracje podatkowe?
Deklaracje podatkowe PIT podlegają prawom regulowanym wedle ustawy o Ordynacji Podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 roku, która wymaga, aby tego typu rozliczenia były gromadzone przez okres 5 lat. Znaczącą różnicę stanowi jednak fakt, że proces utylizacji takiej dokumentacji może nastąpić dopiero po zakończeniu roku, w którym upłynął termin jej płatności. W rzeczywistości jest więc to okres wynoszący około 6 lat. Może się jednak zdarzyć, że proces ten ulega dalszemu wydłużeniu w momencie, gdy spłata zeznania podatkowego została rozłożona na raty.
W jakich przypadkach obowiązuje bezterminowe przechowywanie dokumentów?
Współczesne normy przyjmują, że większość dokumentów prywatnych i firmowych ma pewien termin, po którego upływie ważność danego dokumentu zostaje przedawniona. Istnieją jednak rodzaje dokumentów, których przechowywanie powinno być bezterminowe. Należą do nich:
- Umowy kupna i sprzedaży nieruchomości;
- Umowy kupna i sprzedaży pojazdu;
- Wszelkie umowy darowizn;
- Ustawy o rozdzielności majątkowej.
Dlaczego warto przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach nie tylko wymóg prawny, ale też sposób na skuteczne zabezpieczenie się przed karami finansowymi i potencjalnymi zagrożeniami ze strony organów prawa. W przypadku osób prywatnych szczególne znaczenie ma gromadzenie deklaracji podatkowych oraz wszystkich umów cywilnoprawnych. Dla właścicieli firm natomiast kluczowe jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej i wszystkich zaświadczeń wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej. Świadomość tego, jak długo należy przechowywać swoje dokumenty w domu to krok ku dbaniu o nasze interesy oraz zabezpieczenie się na każdą możliwą okoliczność.
